Vacature
Weet jij de (cluster)managers van de Provincie Limburg te ontzorgen met plannen en organiseren? Met dit talent draag jij bij aan een mooier, innovatiever en duurzamer Limburg!
Als clustersecretaresse haal jij energie uit complex agendabeheer. Jij zorgt er samen met je collega’s voor dat de agenda’s van de overleggen met bestuurders wekelijks goed georganiseerd en gedocumenteerd zijn. Je bent proactief, flexibel en collegiaal.
Zo maak jij de provincie mooier, innovatiever en duurzamer
Jij beheert zonder moeite de agenda van drie tot vijf (cluster)managers en bent een kei in plannen en organiseren. Je ontzorgt de managers met telefoonbeheer, het maken van actiepuntenlijsten van clusteroverleggen, eenvoudige correspondentie/e-mails, het reserveren van vergaderzalen en het registreren van bezoekers. Ook zorg je voor de administratieve afhandeling van de personeelszaken van de clusters. Denk aan ziek- en herstelmeldingen, beoordelingen en beloningen, het registreren van jaargesprekken en het organiseren van recepties bij jubilea. Daarnaast ben je verantwoordelijk voor de postverwerking van de clusters van de managers en het bestellen van kantoorartikelen.
Wekelijks bereid je de agenda’s van de bestuurlijke overleggen voor door de relevante stukken op de juiste plek te agenderen. Dat doe je in teamverband met de andere clustersecretaresses.
We zoeken hiervoor een secretaresse die:
- Blij wordt van ondersteunend werk en complex agendabeheer;
- Professionele ervaring heeft met Outlook, Word en Excel;
- Z’n hand niet omdraait voor besluitvormingsprocessen en het werken met systemen als Teams, Sharepoint en Ibabs;
- Proactief denkt en een klantgerichte instelling heeft;
- Snel kan schakelen;
- Flexibel is;
- Minimaal een afgeronde MBO4 opleiding heeft;
- Zich mondeling en schriftelijk goed in de Nederlandse taal kan uitdrukken.
Hoe wij jouw bijdrage waarderen
- Een bruto maandsalaris op basis van een 36-urige werkweek, van minimaal € 2.496,00 en maximaal € 3.289,65 in schaal 6 (afhankelijk van leeftijd, opleiding en ervaring);
- Individuele Keuze Budget (IKB) van ca. 22%, incl. vakantiegeld (8%) en een structurele eindejaarsuitkering (8,3%). Dit budget komt bovenop je vaste salaris en kun je laten uitbetalen wanneer jij hier behoefte aan hebt. Of je kunt het inzetten voor de aankoop van bv. een fiets, sportabonnement of extra verlof;
- Mogelijkheden om gedeeltelijk flexibel en plaats onafhankelijk te werken;
- PBDI budget van € 5.000,- voor de looptijd van 5 jaar met voldoende mogelijkheden om jezelf te blijven ontwikkelen;
- Pensioensopbouw bij ABP.
Werken als provincie professional
Als clustersecretaresse maak jij deel uit van het cluster Secretariële en Administratieve Ondersteuning (S&A). Hier maken we werk van de persoonlijke en professionele ontwikkeling van onze ondersteuners. Vanuit dit cluster zijn 55 secretariële en administratieve professionals verspreid over de organisatie aan het werk voor Limburg.
S&A is daarmee de professionele dienstverlener die de Provincie Limburg optimaal faciliteert in de ondersteuning van gedeputeerden, directie, managers en clusters.
In deze functie maak je deel uit van een team van 9 clustersecretaresse. Samen vormen jullie de onmisbare spil van de (cluster)managers van de provincie Limburg.
Iets voor jou?
Top! Reageer dan snel!
Indien je niet in dienst bij de Provincie Limburg bent maar wel als sollicitant behoort tot de interne arbeidsmarkt met de status van interne kandidaat, dan kun je reageren door op bijgaande link te klikken https://www.solliciterenbijdeprovincielimburg.nl/aanmaken-sollicitatie-incl-autorisatie-prs/sollicitatie-met-commissie?VcSn=429
Is dit toch niet jouw baan, maar ken je iemand die er wel helemaal bij past? Tip hem of haar dan. Je maakt diegene én ons erg blij. Alvast bedankt!
Wacht niet te lang!
We sluiten deze vacature op 18 augustus, dus we zien jouw sollicitatie graag voor die datum binnenkomen. Je kunt erop rekenen dat we uiterlijk 26 augustus een reactie geven. Heb je vragen? Wij hebben de antwoorden. Bel gerust met Lianne Thimister, coördinerend secretaresse, op +31 (0)6 46 19 54 70 of Cècely Loontjens, clustermanager Secretariële en Administratieve Ondersteuning, op +31(0)6 52 08 62 93.
Meer over Provincie Limburg
Als provincie professionals willen we maar één ding: Limburg nog mooier, duurzamer en innovatiever doorgeven aan de volgende generaties dan dat zij nu al is. Dat biedt ambitieuze opgaven. Van ons cultureel erfgoed tot ons vernieuwende karakter. Van onze prachtige natuur tot onze logistieke hotspots. En van onze bijzondere euregionale ligging tot aan economische vernieuwingskracht. Al deze complexe en veelzijdige uitdagingen pakken we met beide handen aan. Ieder vanuit zijn eigen expertise. Zo werken we samen met ruim 900 professionals aan de toekomst die Limburg verdient.
Overige informatie bij externe werving
De geselecteerde kandidaat zal aan het einde van de selectieprocedure van ons het verzoek krijgen om een VOG aan te vragen bij de gemeente en na goedkeuring van Justis aan ons te overleggen.
